Eメールが私たちが互いにコミュニケートする方法に革命をもたらしたという事実を疑うものは何もありません。 最近では、ソーシャルネットワークやインスタントメッセージングアプリのように友人とチャットするためのものがますます好まれるようになったとしても、正しいコミュニケーションに関しては、Eメールが依然として好まれる媒体であることは事実です。
大学からグローバル企業まで、そして学生から最高経営責任者まで、Eメールはどこでも、そして誰もが使用しています。 とは言っても、私たちのほとんど全員が複数のEメールアドレスを持っており、1つまたは複数のEメールプロバイダがあります。 しかし、本当の問題は、私たちが適切なEメール使用のプロトコルを確認しているかどうかということです。
答えがわからない場合は、この記事で、誰もが従うべき基本的なEメールのエチケットを強調してください。 それで、さらに面倒なことなしに、ここで彼らは行きます。
基本的なEメールエチケット
1.プロ並みのEメールアドレスを使用する
あなたのEメールアドレスはあなたの性格を示すものと考えられています。 このため、 一般的には自分の姓名が「ユーザー名」の部分を構成するような、プロ並みの電子メールアドレスを持つことが重要です。 あなたが職業上のコミュニケーションのためにEメールアドレスを使用するつもりならば、これはさらに重要です（例えば、採用担当者への履歴書の送付、クライアントへの作業サンプルの提供）。
選択したユーザー名が利用できない場合は、選択する番号 （誕生日など） を 追加することができます 。 いくつかの例を挙げると、 [email protected]または[email protected]は良い選択と見なすことができます。 その一方で、 [email protected]や[email protected]のようなものを使うと、あなたのEメールが受信者によって開かれることすらないという確信が持てるでしょう。
ヒント：できるだけ、職業上のすべてのニーズに応じて別の電子メールアドレスを使用してください。 あなたが数ドルを払う気にしないのであれば、それはあなた自身のドメインを持つホストされた電子メールに行くのが最善です。
2.常に主題を含め、それを明確かつ簡潔にしておく
件名はすぐに受信者に電子メールに含まれている情報のアイデアを提供するため、 電子メールの最も重要な要素の 1つです。 コンテンツがそれほど重要でなくても、すべての電子メールに件名を含める必要があるのはこのためです。 件名を空白のままにしておくと、送信者側では不注意として認識されます。
さらに重要なことには、 件名は簡潔にして適切なものにする必要があります 。そのため、受信者は電子メールの内容をできるだけ早く作成できます。 添付されているプロジェクトレポート、 パフォーマンス調査 - 早期回答を求めるなどの例はほとんどありません。
3.標準フォントと最小限のフォーマットを使用する
あなたがあなたのPC上に持っているそれらの派手なフォントがどれほど好きであっても、それはそれが電子メールを作成することになると絶対にノーノーです。 これは、標準以外のフォントを使用していて、それが受信者のコンピュータにインストールされていないと、電子メールのテキストが意図したとおりに表示されないためです。 これが、ほとんどのEメールサービスがEメールを作成するために利用可能な標準の、serifおよびsans-serifフォント（例えばTimes New Roman、Arial）のみを持っている理由です。 そしてあなたは彼らに固執するべきです。
また、電子メールのフォーマットはできるだけ少なくしてください。 電子メールのコンテンツの特定のセクション、行などを強調する必要がない限り、テキストにハイライトや色を使用しないでください 。 実際、電子メールのテキストの色は最も読みやすいので、黒だけにしてください。
4.タイプミス、誤った文法の使用、句読点の誤りを避ける
誰もが文法のナチ語があるわけではありませんが、あなたのEメールに意図しないタイプミスが1、2あること、言語の不適切な使用、文の構造などは犯罪者ではないと一般に受け手に否定的な印象を与えます。 そのため、「送信」ボタンをクリックする前に、電子メールの件名、本文、およびその他のすべてのテキスト要素を誤って文法や句読点に誤りがないかどうかを確認してください（見つかった場合は修正してください）。
さらに、 電子メールに 複数の句読点 （例：!!!）を 使用しない でください。 スラングワード（例：LMAO）、人気のある契約（例：Gotcha！）、および絵文字にも同じことが言えます。 これらすべてのことは非常に未熟でプロフェッショナルではないように見え、そしてソーシャルネットワークとインスタントチャットだけのために残されるのが最も良いです。
ヒント： メールの単語、文章などを大文字にする方法には常に注意してください。 それが叫び声のインターネットの同等物と考えられているので、電子メール（またはそのことに関しては何か他のもの）は決して、決して大文字で構成されるべきではありません。
5.添付ファイルにわかりやすい名前を付けます
多くの場合、電子メールの添付ファイルとして複数のファイルを送受信する必要があります。 これはかなり必要ですが、無意味な多数のランダムに名前が付けられたファイル（例：022325kjsdgbs.pdf、oldverfileplcheck.doc）がロードされた電子メールを受信することほど悪くなることはありません。 そのため、添付ファイルを電子メールで送信するときはいつでも、添付ファイルを説明的なファイル名で名前を変更して、受信者が開封しなくても内容がすぐにわかるようにします。 たとえば、履歴書を見込みの雇用主に送っている場合は、 CurrentResume_JohnDoeのような名前を付けます。 シンプルで簡単
また、 あなたが 電子メールで多数 （例えば20）の 添付ファイルを 送るつもりならば 、それは最初にZipアーカイブでそれらを結合するのが良いです。 さらに明確にするために、添付ファイルの数、アーカイブの合計サイズなどの詳細を電子メールの本文に個別に記載できます。
常に署名を含める
電子メールの本文を正しく閉じる、または終了するには署名が必要です 。 しかし、さらに重要なことには、それはまたEメールとその内容に「信憑性」を貸します 。 だからあなたのすべての電子メールはあなたの署名がそれらに含まれているべきです。 Eメールの設定に署名を作成して保存するだけで、作成したすべてのEメールの最後に自動的に追加されます。
署名に「何」を含めるべきかについて話すのは、人によって異なるため、決定する必要があります。 そうは言っても、原則として、あなたはあなたの社会的プロフィールへのリンクと同様に連絡先情報 （例えば公式番号、予備の電子メール）を含めることができます 。 一言で言えば、署名はあなたのデジタル連絡先カードとして役立つはずです。 しかし、あまりにも多くの不要な情報でそれをオーバーロードしないでください。
7.メールの受信を承認する
現代のEメールは非常に進歩しているので、一度「送信」ボタンを押すと、1、2秒後に受信者の受信箱に届くことが200％確信できます。 ただし、他のテクノロジと同様に、 電子メールもダウンタイムの影響を受ける可能性があります（場合によってはそうなります） 。 そのため、電子メールを受信したら（特に重要な場合）、送信者に小さなメッセージで返信して受信確認をします。
受け取ったすべてのEメールを確認することは不可能ですが、それを試してみるべきです。 もっと重要なのは、あなたがすべき 送信者が反対側からの応答を待っている可能性があるため、 誤ってあなたに送信されたEメールを 確認し ます 。 これは送信者に間違いを気づかせるでしょう、そしてまた電子メールの実際の意図された受信者に多少のトラブルを救います。
8.正しい挨拶文を使う
人と直接、または電話で話すときには、常に挨拶することから始めます。 また、同じ規則がEメールにも当てはまります。そのため、Eメールには常に受信者に対する適切な挨拶文が必要です。 あなたが電子メールを送信している人に応じて、挨拶文は正式なもの（例：親愛なるジョンソン氏、ケラー教授） 、 または非公式のもの（こんにちはアダム、こんにちはジェンナ）です。 同様に、エンディング（例：よろしく、誠意をこめて）は、最初の挨拶文およびメッセージ全体と同じ基調を持っていなければなりません。
非常に非公式で日常的な挨拶文（例：What's up？）を電子メールで使用することは控えるべきです 。 言うまでもなく、それはかなり非専門的だと考えられています。
9.全員に返信を使用しない
他の複数の受信者にも送信される電子メールを受信することがあります（たとえば、会社内の重要な通知）。 しかし、そのようなメッセージに返信するときは、急いで「全員に返信」オプションを使用します 。 これは、元の送信者に返信を送信するだけでなく、返信が自分宛であるかどうかに関係なく、電子メールを受信した他のすべての人に送信します 。 これは受信者の受信トレイを詰まらせるのに最適な方法です。
このため、 複数の受信者とのEメールに返信するときは注意して、「返信」オプションを使用してください 。 あなたの返信が受信者リストの全員を対象としていることが100％確実な場合にのみ、[全員に返信]オプションを使用してください。
10. CcとBccフィールドを正しく使う
「宛先」フィールドと一緒に、「 Cc 」フィールドと「 Bcc 」フィールドは、これまでEメールを受け取ったことのある人ならだれでも知っているものです。 しかしその後も、ほとんどの人が不適切に使用してしまいます。 それらが何であるか、そしていつ使うべきかについての抜粋です。
- Cc： Carbonコピーを表します。 あなたがEメールを送りたいが、このEメールが彼らのためのものであることを知らせたくない受信者がいる場合は、このフィールドにEメールアドレスを入力してください 。 各受信者はCcフィールドで他の人のEメールアドレスを見ることができます。
- BCC： Blind Carbon Copyの略。 電子メールを送信したいが、自分自身を電子メールの唯一の受信者と見なしたい受信者が複数いる場合は、このフィールドにその電子メールアドレスを入力します。 Bccフィールドの各受信者は自分自身のEメールアドレスしか見ることができず、他のものは見ることができません。 このオプションはプライバシーに適しています。
11.タイムリーにEメールに返信する
1日に受信するEメールの数を考えると、それらすべてにすぐに返信することはほぼ不可能です。 ただし、 電子メールの優先順位が少し低い場合でも、タイムリーに返信するようにしてください 。 通常、これはEメールを受信してから24〜48時間以内になります。 あなたがしばらくの間（例えば休憩のために）電子メールに返信できない場合は、自動応答機能または休暇応答機能を使用してください。ほとんどの電子メールサービスが持っています。
転送前にEメールを正しくフォーマットする
電子メールの「転送」ボタンをクリックするとすぐに、メッセージ全体（画像、位置ずれのあるテキストなど） が奇妙に右にインデントされ、空白の電子メールに挿入されます。受信者の電子メールIDとそれを送信します。 これは元のEメールのフォーマットをめちゃくちゃにするだけでなく、転送されたEメールチャンクに多くの空白と余分な記号（>）を導入します 。その結果、Eメールはほとんど判読できなくなります。
並べ替えるには、転送された電子メールを空白の電子メールに埋め込むときに適切にフォーマットする必要があります 。 これには余分な空白の削除や、余分な文字や空白行の削除などが含まれます。
使用目的の方法で電子メールを使用する
今日のインターネットに接続された世界ではコミュニケーションの主要な手段なので、Eメールは適切な規則に従って使用されることが非常に重要です。これには受信者への挨拶方法から選択したフォントスタイルまでが含まれます。 そして、上で概説したエチケットはあなたがまさにそれをするのを助けます、かくして全体的により良くそして生産的な電子メール経験のために作ります。 それでそれらを試して、そして下のコメントであなたのお気に入りを教えてください。
